Από το τέλος Νοεμβρίου 2017, έχει τεθεί σε εφαρμογή και λειτουργεί με απόλυτη επιτυχία, στο Δήμο Αγίου Δημητρίου, το νέο σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Διακίνησης Εγγράφων και Ψηφιακών Υπογραφών, σηματοδοτώντας μια μεγάλη ψηφιακή αλλαγή στη λειτουργία του.
Πρόκειται για ένα πλήρως διαδικτυακό σύστημα για την κεντρική διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων, προσαρμοσμένο με σύγχρονο τρόπο στις ανάγκες λειτουργίας ενός δημόσιου φορέα και βελτιστοποιημένο ως προς τη χρήση ψηφιακών υπογραφών και ως προς τη διακίνηση ηλεκτρονικών εγγράφων, σύμφωνα με το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο που ισχύει στην Ελλάδα και στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
Ο σχεδιασμός της υλοποίησης του έργου, διάρκεσε περισσότερο από ένα χρόνο και απαίτησε την εμπλοκή όλων των υπηρεσιών του Δήμου. Κάθε έγγραφο, από την άφιξή του στο Δήμο μέχρι την κατάληξή του στο τελικό διαχειριστή, ακολουθεί μια απόλυτα ηλεκτρονική διαδρομή χωρίς τη μεσολάβηση εκτυπώσεων σε χαρτί.
Ο σχεδιασμός της υλοποίησης του έργου, διάρκεσε περισσότερο από ένα χρόνο και απαίτησε την εμπλοκή όλων των υπηρεσιών του Δήμου. Κάθε έγγραφο, από την άφιξή του στο Δήμο μέχρι την κατάληξή του στο τελικό διαχειριστή, ακολουθεί μια απόλυτα ηλεκτρονική διαδρομή χωρίς τη μεσολάβηση εκτυπώσεων σε χαρτί.
Με το νέο τρόπο διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων, προκύπτουν σημαντικά οφέλη για τη λειτουργία του Δήμου, για την εξυπηρέτηση των πολιτών, αλλά και για την προστασία του περιβάλλοντος όπως:
• Εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας.
• Καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής αλλά και της αιρετής ιεραρχίας.
• Άμεση διασύνδεση των περιφερειακών υπηρεσιών του Δήμου, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.
• Ριζική εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών.
• Αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του Δήμου.
• Εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας.
• Καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής αλλά και της αιρετής ιεραρχίας.
• Άμεση διασύνδεση των περιφερειακών υπηρεσιών του Δήμου, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.
• Ριζική εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών.
• Αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του Δήμου.
Έως τώρα το 46% των χρηστών του ΗΣΔΕ υπογράφει ψηφιακά, ενώ μέσα στο πρώτο τρίμηνο του τρέχοντος έτους, το ποσοστό αυτό θα φτάσει στο 100%, γεγονός που κατατάσσει το Δήμο Αγίου Δημητρίου στους πρώτους που το σύνολο του διοικητικού του προσωπικού υπογράφει ψηφιακά. Παράλληλα, μελλοντικά ο πολίτης θα μπορεί να δει, μέσα από την ιστοσελίδα του Δήμου, την εξέλιξη κάθε έγγραφου αιτήματός του.
Ο Δήμος Αγίου Δημητρίου παραμένει σταθερά προσανατολισμένος στην αξιοποίηση κάθε δυνατότητας που παρέχει η νέα ψηφιακή εποχή και διευκολύνει τη σχέση πολίτη – δημοτικών υπηρεσιών.-
