Υποχρεωτική κατέστησε τη χρήση ΤΠΕ για την έκδοση διοικητικών πράξεων και λοιπών εγγράφων από τους φορείς του Δημοσίου το Άρθρο 24 του νόμου 4440/2016 «Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα». Όλες οι διαδικασίες όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση υπογραφής, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η εσωτερική διακίνηση, καθώς και η αρχειοθέτησή τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.) με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.
Επίσης το ίδιο άρθρο αναφέρει ότι το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης και το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης μεριμνούν για την ανάπτυξη και λειτουργία κεντρικού ηλεκτρονικού συστήματος για την αυτόματη ηλεκτρονική ανταλλαγή και διακίνηση εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου, καθώς και για την ανταλλαγή εγγράφων με φορείς άλλων χωρών. Το κεντρικό αυτό ηλεκτρονικό σύστημα, το οποίο παρέχεται ως υπηρεσία σε όλους τους φορείς του Δημοσίου, αξιοποιεί για τη λειτουργία του το Ψηφιακό Οργανόγραμμα της δημόσιας διοίκησης και τοπικής αυτοδιοίκησης(θα αναπτυχθεί σύμφωνα με το άρθρο 16 του ίδιου νόμου). Κάθε φορέας μεριμνά για τη διαλειτουργία της υφιστάμενης υποδομής, διαχείρισης εγγράφων ή του Σ.Η.Δ.Ε., που διαθέτει με το κεντρικό αυτό σύστημα.
Είναι ένα πολύ σημαντικό βήμα για την δημόσια διοίκηση και για τους δήμους που μειώνει χρόνους, αυξάνει την αποτελεσματικότητα και δίνει και μια σύγχρονη εικόνα στον πολίτη, όμως αν δεν γίνει με σωστό και ολοκληρωμένο τρόπο, όπως αποδείχθηκε, φέρνει περισσότερα προβλήματα απ’ ότι λύνει. Όταν το Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο δεν συνοδεύεται με ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων που να συνδέεται με όλες τις υπηρεσίες τις διευθύνσεις και τα τμήματα ενός οργανισμού, τότε δημιουργεί παραπάνω καθυστερήσεις και απαιτεί περισσότερες εργατοώρες.
Σήμερα που οι υπηρεσίες και οι αρμοδιότητες των δήμων έχουν αυξηθεί, η απλή τήρηση ενός ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις που έχουν προκύψει. Τα κύρια προβλήματα με την αύξηση του όγκου εργασίας είναι :
• Ο φορέας χειρίζεται μεγάλο όγκο πληροφορίας.
• Η διακίνηση των εγγράφων με φυσικό τρόπο αποτελεί χρονοβόρα και κοστοβόρα διαδικασία.
• Πολλά έγγραφα του πρωτοκόλλου που διανέμονται σε πολλούς υπαλλήλους, φωτοτυπούνται πολλαπλές φορές, έχοντας ως συνέπεια την αύξηση του κόστους για γραφική ύλη, αναλώσιμα αλλά και για εργατοώρες που απαιτούνται.
• Απώλεια εγγράφων λόγω της φυσικής διακίνησης αυτών, μεταξύ στελεχών του φορέα.
• Έγγραφα διπλό-καταχωρούνται και διπλό-πρωτοκολλούνται από διαφορετικές πηγές (email, fax, ταχυδρομείο, courier κτλ).
• Αδυναμία παρακολούθησης της πορείας των εγγράφων, της κατάστασης τους και των ενεργειών που έχουν γίνει σε αυτά.
• Δυσχερή διαδικασία αναζήτησης των εγγράφων στο φυσικό αρχείο.
• Αδυναμία παρακολούθησης των χρονοδιαγραμμάτων διεκπεραίωσης.
• Η μη καταγεγραμμένη διαδικασία δεν μπορεί να βελτιστοποιηθεί ώστε να προσφέρει καλύτερα αποτελέσματα στον οργανισμό.
• Αδυναμία λήψης αποφάσεων που βασίζονται σε πραγματικά δεδομένα λόγω έλλειψης μετρήσιμων μεγεθών και στοιχείων.
• Αδυναμία ελέγχου επαναλαμβανόμενων διαδικασιών.
Για τους παραπάνω λόγους η χρήση συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης - Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) καθίσταται απαραίτητη για την υποστήριξη του εγχειρήματος.
Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης – Διακίνησης Εγγράφων «MoTivo»
Ένα από τα καλύτερα συστήματα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης – Διακίνησης εγγράφων και το πιο σύγχρονο που κυκλοφορεί στην αγορά της τοπικής αυτοδιοίκησης είναι το MoTivo της εταιρείας Test Computers. Το MoTivo αποτελεί μια Web εφαρμογή που παρέχει όλες τις λειτουργίες που απαιτούνται από ένα σύστημα ΣΗΔΕ. Κάθε στέλεχος του δήμου αποκτά πρόσβαση στο σύστημα (με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης) και μπορεί να παρακολουθεί τις εκκρεμότητές του, να χρεώνει έγγραφα σε υφισταμένους του, να διεκπεραιώνει τα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί, να υπογράφει με χρήση ψηφιακής υπογραφής, να παρακολουθεί την πορεία των εγγράφων που συμμετείχε, να αναζητεί έγγραφα, να ανεβάζει αρχεία κ.α. Προσφέρει πολλές δυνατότητες σε έναν οργανισμό που παράγει και διακινεί μεγάλο όγκο εγγράφων όπως οι δήμοι με τα κύρια χαρακτηριστικά του να είναι:
• Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο , το οποίο δίνει την ευχέρεια στον οργανισμό να τηρεί Ηλεκτρονικά πρωτόκολλο για την αλληλογραφία του.
• Ηλεκτρονική διακίνηση ψηφιακών εγγράφων, που παρέχει τις δυνατότητες αποστολής και κοινοποίησης των ψηφιακών εγγράφων σε πραγματικό χρόνο χωρίς τη σπατάλη πόρων.
• Διακίνηση εγγράφων μέσω αυτοματοποιημένων διαδικασιών.
• Παρακολούθηση ροής εργασιών που παρέχει ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την πορεία ενός εγγράφου, τις αλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί σε αυτό (από ποιον και πότε) , και τους χρόνους διεκπεραίωσης.
• Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση για την ασφαλή αποθήκευση και αρχειοθέτηση ψηφιακών εγγράφων. (Η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου είναι υποχρεωτική σύμφωνα με το άρθρο 15 του Ν. 3979/2011 «Δημιουργία και τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων»)
• Σύστημα ειδοποιήσεων σε πραγματικό χρόνο για νέες εκκρεμότητες για κάθε στέλεχος του οργανισμού.
• Πλήρης υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών σε κάθε στάδιο ενός εγγράφου σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία.
Μετατρέποντας τον ψηφιακό μπελά σε εργαλείο διευκόλυνσης
Με την λειτουργική έναρξη του συστήματος ο ΟΤΑ προσδοκά μεταξύ άλλων στα παρακάτω οφέλη:
• Να έχει άμεση και πραγματική εικόνα όλων των υποχρεώσεων του σε πραγματικό χρόνο σε όλα τα στάδια της ιεραρχίας.
• Να έχει ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο για τη πορεία των εγγράφων, για τις ενέργειες που έχουν γίνει πάνω σε αυτά καθώς και από ποιους.
• Να ελέγχει καλύτερα την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών του, βασιζόμενος σε μετρήσιμα στοιχεία και όχι στη διαίσθηση.
• Να προβάλει την διαφάνεια και την αποτελεσματικότητα.
• Να επιτύχει καλύτερη εξυπηρέτηση του Πολίτη, παρέχοντας υπηρεσίες ενημέρωσης περί της πορείας των εγγράφων, αιτήσεων που έχουν κατατεθεί.
• Να μειώσει σε πολύ μεγάλο βαθμό την κατανάλωση γραφικής ύλης και αναλωσίμων αφού τα έγραφα θα διακινούνται με ηλεκτρονικό τρόπο.
• Να γίνει πιο φιλικός στο περιβάλλον με την χρήση πολύ λιγότερου χαρτιού.
• Να μηδενίσει το χρόνο αναζήτησης εγγράφων αφού τα έγγραφα θα βρίσκονται σε ηλεκτρονική μορφή.
• Να μειώσει τη γραφειοκρατία και να κερδίσει χρόνο ο πολίτης.
• Να ενσωματώσει νέες υπηρεσίες e- Government, ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
